Как рассчитать отпускные


otpus1Близится пора отпусков. Особую актуальность приобретает вопрос: «Как правильно начислить отпускные?». Ответ на него даст эта статья. Здесь описывается механизм расчета отпускных в стандартных и нестандартных случаях. Материал полезно усвоить не только начинающему бухгалтеру, но и любому работнику, собирающемуся в отпуск.

В соответствие с Трудовым кодексом (гл. 19), каждый работник имеет право на ежегодный 28-дневный (минимум), оплачиваемый отпуск. Отпускной период рассчитывается заранее, так как выплаты должны производиться за 3 дня до выхода сотрудника на заслуженный отдых. Чтобы облегчить эту задачу, работодателям необходимо составить график отпусков. Этот график представляет собой документ, содержащий в себе сведения о порядке предоставления отпусков.

Во многих компаниях график отпусков не составляется. Сотрудники уходят на отдых по согласованию с руководителем. Это нарушение прав работника! График отпусков обязана составить любая организация. Руководители должны ему четко следовать и, в соответствии с ним производить выплаты заблаговременно перед уходом сотрудника в отпуск.

Механизм расчета отпускных в стандартных случаях

Чтобы вы имели представление о том, как рассчитать выплаты, мы распишем сам механизм вычисления и приведем несколько примеров с реальными суммами.

Инструкция по расчету:

  • Определить среднюю дневную заработную плату вне зависимости от того, какой у сотрудника график работы и отпусков. В расчет берутся не рабочие, а календарные дни.

Средняя дневная заработная плата =заработная плата за последний год, включая надбавки (премии и вознаграждения) / 12 месяцев / 29,3 (среднее число календарных дней в месяце).

При расчете среднего дневного заработка учитывается только оплата труда. Выплаты, связанные с материальной помощью, не задействуют в исчислении.

  • Полученную сумму необходимо умножить на количество дней отпуска.

Пример расчета отпускных за полностью отработанный период:

otpus2Сотрудник Кержаков Б.А. взял отпуск со 4 июля по 1 августа на 28 календарных дней. В течение года он получил 350000 руб. как следует по трудовому договору. Отпускные в таком случае составят: 350000/12/29,4*28=27778 руб. без учета НДФЛ (13%).

С учетом НДФЛ:

27778*13%=3611,4 руб.

27778-3611,4=24166,6 руб.

Механизм расчета применяется вне зависимости от того, сменный график у работника или постоянный.

Расчет отпускных в нестандартных случаях

У каждого человека могут возникнуть обстоятельства, которые приходится учитывать при расчете отпускных. Ими могут являться болезни, пропуски и причинные и беспричинные и пр.

Как найти среднюю дневную выплату, если сотрудник ушел в отпуск посреди месяца, не отработав год?

Применяем сложную формулу и разбиваем ее на несколько простых:

Средняя дневная выплата=сумма некоторых видов выплат/дни расчетного периода

Расчетный период =дни отработанных месяцев + дни месяца, который отработан не полностью

Дни отработанных месяцев = количество отработанных месяцев* 29,3.

Дни месяца, отработанного не полностью = (29,3/количество дней месяца)*количество отработанных сотрудником дней.

Теперь необходимо среднюю дневную заработную плату умножить на количество дней отпускного периода.

Пример:

otpus3Сотрудник компании ООО «Москва Техника» Иванова О.А. собирается в отпуск продолжительностью в 10 дней с 20 июля 2015 г. Расчетный период – июль 2014 г.-июнь 2015 г. График работы: 2/2. Сумма доходов за год составила 700000 руб. В мае Иванова О.А. была на больничном 14 дней. В декабре сотрудница получила премию в размере 150000 руб.

Начинаем считать с конца:

  • Находим отработанные дни за неполный месяц

29,3/31*17=16 дней. Значение 17 в формуле – количество отработанных дней в мае.

  • Определяем отработанные дни полных месяцев

11*29,3=322 дня.

  • Находим количество дней за расчетный период

322+16=338 дней.

  • Определяем среднюю дневную зарплату

(700000+150000)/338=2515 руб.

Отпускные составят:

2515*10=25150 руб. без учета НДФЛ.

С учетом НДФЛ:

25150*13%=3269,5 руб.

25150-3269,5=21880,5 руб.

Примечания:

  • график работы и отпусков (пятидневный или шестидневный, полный или неполный) не влияет на механизм расчета. Во всех случаях он общий.
  • выходные дни учитываются при расчете отпускных. Исключение составляют праздничные дни.
  • если работника не устраивает график отпусков, он должен написать письменное заявление о просьбе перенести отпуск. В таком случае он должен вернуть отпускные, если они начислены.

Какие выплаты учитываются при определении средней дневной заработной платы

  1. заработная плата, начисленная в натуральной форме (например, продуктами или одеждой как в советское время)
  2. надбавки, премии за производственные результаты, доплаты за мастерство, выслугу лет, ученую степень, работу со сведениями, содержащими государственную тайну
  3. доплата за выполнение функций классного руководителя
  4. заработная плата работника, начисленная по окладам, сдельным и тарифным расценкам, в процентах от выручки, комиссионные вознаграждения
  5. другие виды выплат, применяемые у работодателя.

Что не учитывается при определении среднего заработка

  • otpus4материальная помощь
  • пособия по беременности
  • оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами
  • период, когда сотрудник не работал из-за простоя по вине работодателя
  • перерывы для кормления ребенка
  • перерывы по причине забастовок
  • оплата отдыха, питания, обучения, проезда, коммунальных услуг и т.д.
  • периоды болезни и нетрудоспособности
  • служебные командировки
  • вознаграждения, начисленные вне расчетного периода, вне отпусков
  • премии, не предусмотренные оплатой труда
  • премии непроизводственного характера (в честь праздника, юбилея сотрудника)
  • другие случаи, при которых сотрудник освобождался от работы с полной или частичной оплатой труда или без оплаты.

Как учитывать повышение зарплаты при расчете

Повышение зарплаты учитывается при расчете отпускных только в том случае, если оно распространяется на всех рабочих организации (в т.ч. филиалов, подразделений и т.д.).

Для расчета отпускных при повышении зарплаты необходимо взять за основу коэффициент пересчета. Если повышение произошло в течение расчетного периода, то предшествующий увеличению окладу период времени повышается на этот коэффициент.

Коэффициент рассчитывается по формуле:

K=з1/з0, где:

з1 – заработная плата после повышения

з0 – заработная плата до повышения.

После этого на полученный коэффициент умножается сумма выплат до даты, с которой начинается повышение ставки.

Пример:

Сотрудник компании ОАО «Мир дверей» Баранов И.А. уходит в отпуск с 15 по 28 августа 2015 года на 14 дней. Расчетный период с августа по июль отработан сотрудником полностью. Оклад И.А. Баранова составлял 20000 руб. Но с июня он повысился на 4500 руб. и составил 24500 руб.

Расчеты:

  • Определяем коэффициент перерасчета

К=24500/20000

К=1,15

  • Применяем полученное значение к окладу, предшествующему повышению ставки

20000 руб.*1,15*10 мес.=230000 руб.

  • Рассчитываем общую сумму выплат

20000*1,15*10 мес.+24500*2мес.=296000 руб.

  • Определяем окончательную сумму отпускных

296000/12/29,3*14=11786 руб.

Как рассчитать отпускные при увольнении

otpus5Основным условием расчета отпускных в данном случае является наличие у бухгалтера приказа об увольнении работника. Если сотрудник проработал ровно год, то ему предоставляется 28-дневный оплачиваемый отпуск. Если менее года – количество оплачиваемых дней рассчитывается пропорцией.

Например, сотрудник не использовал отпуск 7 месяцев и 17 дней.

Определим количество оплачиваемых дней:

28/12*8=18,66 дней, где

28 – количество отпускных дней

12- количество месяцев в году

8 – количество отработанных месяцев.

При определении количества оплачиваемых дней, полученное значение округляем. Если сотрудник проработал более половины месяца, число округляется в его пользу.

Методы расчета, описанные в данной статье, рассчитаны на скрупулезную работу. Сколько нужно потратить времени и сил, чтобы каждому работнику подсчитать отпускные, учесть его пропуски, премии, жизненные ситуации! Для упрощения работы и создана программа 1С. В ней можно рассчитать отпускные намного быстрее, чем вручную. Достаточно установить график работы и отпусков сотрудников, внести необходимые данные, поставить галочки на соответствующих элементах и нажать «рассчитать».

Видео про то как рассчитать отпускные